Automatisér den daglige håndtering af e-mails, skab værdi og vækst

Kender du til det med alt for mange e-mails som skal sorteres og dernæst besvares? Hvad nu hvis du kunne slippe for at sortere dem, for udelukkende at besvare dem?

Selvom e-mail kommunikation ikke er en direkte kommunikationsform, er det alligevel blevet et must at en e-mail besvares i det sekund den lander i modtagerens indbakke. Mange er af følgende holdning "Alle er jo på nettet, så hvorfor kan min mail ikke blive besvaret med det samme?" Hvis ikke ens mail bliver besvaret med det samme, så går der ikke mange sekunder, før at man ringer til den man har sendt en e-mail til. Man bliver irriteret og ligefrem fornærmet over ikke at få svar med det samme.     

Der er min erfaring at virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder, som dagligt modtager rigtig mange mails, også bruger tid på at sortere dem, således at de vigtigste besvares først. Problemet er bare, hvordan ved man hvilke e-mails der er vigtigere at besvare end andre? Det er der ikke noget endegyldigt svar på, men det er muligt at få dem sorteret automatisk, lagt i mapper i din mailbox, som dermed skaber overblik og tid til at håndtere hver enkelt e-mail. På den måde er der heller ikke e-mails som forsvinder og dermed ikke bliver besvaret.

For nogle virksomheder er det alfa omega, at være i stand til at besvare e-mails inden for en kort tidsramme, ellers koster det på bundlinjen i form af tabt salg. For andre kan en ubesvaret e-mail fra en kunde eller borger, skabe dårligt ry eller være med til at skabe unødig forvirring.

Jeg mener, at hvis man automatiserer dele af den daglige e-mailhåndtering, ved at lade en elektronisk medarbejder sortere de mange e-mails, sparer man sine ansatte/kolleger en masse tid. Den tid de sparer, kan de bruge på at besvare de mange e-mails, modtage kundernes ordrer eller hjælpe fx borgere med spørgsmål. En god og effektiv kommunikation, skaber resultater hvad enten det drejer sig om en kunde- eller borgerhenvendelse.

Personligt synes jeg det er irriterende når e-mails går tabt eller ikke bliver besvaret, både som kunde og borger, men jeg synes også det er ærgerligt at man misser en e-mail fra en kunde og dermed går glip af en fremtidig forretning.   Jeg tror på at der er behov for at automatisere sorteringen af e-mails, det giver ikke mening at de ansatte rundt omkring på de danske arbejdspladser, skal bruge en masse tid på at sortere e-mails, for så at læse dem bagefter. Der skal skabes overblik, som er med til at skabe struktur og tid til at udføre sit arbejde.

Hvad mener i andre?

Den offentlige sektor skal automatiseres og være endnu mere effektiv.

Det er almindeligt kendt, at den offentlige sektor står over for en række store økonomiske udfordringer. Udfordringerne ligger i, at der fremover vil være færre hænder, til at løse de mange opgaver. Derudover skal den offentlige sektor spare penge, samtidig med at der stadig bliver stillet krav fra borgere og virksomheder, som vil have service for deres skattekroner. Umiddelbart lyder det som et regnestykke, som er umuligt at løse, men det er min opfattelse at det kan løses.

Skal den offentlige sektor, ønsker være effektiv og serviceminded, samtidig med at der skal spares penge og der bliver færre og færre hænder til at servicere virksomheder og borgere. Her et det oplagt at automatisere manuelle, tidskrævende og rutineprægede opgaver, så de offentlig ansatte kan få tid til at passe deres arbejde og servicere borgere og virksomheder. Som borger har man krav på at få noget igen, for sine skattekroner, det tror jeg de fleste er enige i. Til gengæld mener jeg at de mange offentlig ansatte, bruger deres tid på alt for meget administrativt, hvilket tager tid og skaber en stresset hverdag.

Kom og deltag i debatten!

IT-automatisering er en sund indsprøjtning, som skaber vækst og værdi.

Langt de fleste virksomheder ønsker at undgå nye økonomisk vanskeligheder samtidig med at de også vil sikrer sig for fremtiden. Heldigvis er der vækst i dansk erhverv, hvilket er gode tegn, for det må uden tvivl betyde at færre vil blive afskediget.

Jeg tror på at tiden er inde til at få gennemgået sine arbejdsgange en gang mere, for at se hvor man bruger sine ressourcer effektivt eller hvor det kunne gøres bedre. Det er min og iHedge's erfaring, at mange virksomheder, ligger inde med tunge, manuelle tidskrævende processer som ikke skaber direkte værdi.

En effektiv it-automatisering af hele virksomheden, skal opfattes som en sundhedsindsprøjtning som vil skabe positive tal til bundlinjen. En it-automatisering af hele virksomheden er ikke kun en ny it-strategi, hos iHedge har vi i mange år set det som en helt ny måde at tænke på og en helt ny måde at drive forretning på. Og dog, at udtænke nye strategier for hvordan man skaber en øget vækst til bundlinjen, er ikke noget nyt, det er der mange der vil. Jeg mener dog at effektivisering og automatisering er nødvendig, hvis man ønsker at rydde op, strukturere og den vej igennem skabe vækst og værdi.

Shippingbranchen, ved om nogen hvor vigtigt det er at kunne reagere på e-mails før konkurrenterne. Det er en branche som dagligt modtager mange tusinde mails, som dernæst skal håndteres manuelt af de forskellige virksomheders befragtere og operatører. Hvis ikke der bliver reageret på en henvendelse, tabes ordren, hvilket kan betyde at firmaets aktiver står stille og en ineffektiv kapacitet skaber ikke optimal forretning. Derudover skal man huske på at der altid er en konkurrent, som er interesseret i ordren. At tabe en ordre fordi mailhåndteringen er en tidsrøver, er ikke effektivt.  

Der er behov for at automatisere den daglige håndtering af indkomne e-mails. Processen bør effektiviseres, således at den enkelte medarbejder kan koncentrere sig om de mails, som er relevante for ham/hende.

Branchen er moden nok til at lade sig automatisere, men automatiseringen stopper ikke blot ved mailhåndtering. Shippingbranchen har mange manuelle og administrative arbejdsopgaver, de har mange processer som skal gennemgås, før at en eller flere varer kan blive sendt fra et sted i verdenen til et andet. Dette kan gøres meget mere effektive og dermed sikre en højere indtjening til den enkelte virksomhed, fordi at man kan håndtere flere ordre på en dag, ved hjælp af effektive, men meget simple automatiseringsløsninger.