Automatisér den daglige
håndtering af e-mails, skab værdi og
vækst
Kender du til det med alt for
mange e-mails som skal sorteres og dernæst besvares? Hvad nu hvis
du kunne slippe for at sortere dem, for udelukkende at besvare
dem?
Selvom e-mail kommunikation
ikke er en direkte kommunikationsform, er det alligevel blevet et
must at en e-mail besvares i det sekund den lander i modtagerens
indbakke. Mange er af følgende holdning "Alle er jo på
nettet, så hvorfor kan min mail ikke blive besvaret med det samme?"
Hvis ikke ens mail bliver besvaret med det samme, så går der ikke
mange sekunder, før at man ringer til den man har sendt en e-mail
til. Man bliver irriteret og ligefrem fornærmet over ikke at få
svar med det samme.
Der er min erfaring
at virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder, som
dagligt modtager rigtig mange mails, også bruger tid på at sortere
dem, således at de vigtigste besvares først. Problemet er bare,
hvordan ved man hvilke e-mails der er vigtigere at besvare end
andre? Det er der ikke noget endegyldigt svar på, men det er muligt
at få dem sorteret automatisk, lagt i mapper i din mailbox, som
dermed skaber overblik og tid til at håndtere hver enkelt e-mail.
På den måde er der heller ikke e-mails som forsvinder og dermed
ikke bliver besvaret.
For nogle virksomheder er det
alfa omega, at være i stand til at besvare e-mails inden for en
kort tidsramme, ellers koster det på bundlinjen i form af tabt
salg. For andre kan en ubesvaret e-mail fra en kunde eller borger,
skabe dårligt ry eller være med til at skabe unødig
forvirring.
Jeg mener, at hvis man
automatiserer dele af den daglige e-mailhåndtering, ved at lade en
elektronisk medarbejder sortere de mange e-mails, sparer man sine
ansatte/kolleger en masse tid. Den tid de sparer, kan de bruge på
at besvare de mange e-mails, modtage kundernes ordrer eller hjælpe
fx borgere med spørgsmål. En god og effektiv kommunikation, skaber
resultater hvad enten det drejer sig om en kunde- eller
borgerhenvendelse.
Personligt synes jeg det er
irriterende når e-mails går tabt eller ikke bliver besvaret, både
som kunde og borger, men jeg synes også det er ærgerligt at man
misser en e-mail fra en kunde og dermed går glip af en fremtidig
forretning. Jeg tror på at der er behov for at automatisere
sorteringen af e-mails, det giver ikke mening at de ansatte rundt
omkring på de danske arbejdspladser, skal bruge en masse tid på at
sortere e-mails, for så at læse dem bagefter. Der skal skabes
overblik, som er med til at skabe struktur og tid til at udføre sit
arbejde.
Hvad mener
i andre?